Da die Ausbreitung des Coronavirus (oder Covid-19) Unternehmen finanziell beeinträchtigt und dem Aktienmarkt großen Schaden zugefügt hat, droht der Welt eine globale Wirtschaftskrise. Und obwohl es für einige Unternehmen nicht viel zu tun gibt, kann jedes einzelne Unternehmen definitiv davon profitieren, seine Ziele und Ziele für den Rest des Jahres 2020 zu aktualisieren.

In diesen Zeiten ist das Wichtigste, was Sie als Manager tun müssen, die Prioritäten Ihres Unternehmens neu zu definieren. Viele Unternehmen benötigen die Hilfe ihrer Finanzabteilung, um Ziele neu zu setzen, aktualisierte Prognosen zu erstellen und Budgets neu zuzuweisen.

Um sicherzustellen, dass Ihre Teams dennoch ein produktives Jahr erleben, werden wir auf fünf verschiedene Elemente eingehen, die für die Neufestlegung Ihrer Geschäftsziele für Ihre Teams im Jahr 2020 wichtig sind:

1. Reduzieren Sie das Risiko

In den meisten Unternehmen besteht das häufigste Ziel der Finanzabteilung darin, Risiken zu reduzieren oder zu mindern. Die Finanzabteilung ist dafür verantwortlich sicherzustellen, dass die Ausgaben verantwortlich sind, dass die Teammitglieder innerhalb des Unternehmens das tun, was sie sollen, und das Unternehmen finanziell sicher halten.

Für kleinere Unternehmen oder Start-ups ist es wichtig, einen leicht nachvollziehbaren Prozess zu schaffen, um sicherzustellen, dass jeder Mitarbeiter an der Spitze steht und sich seiner Ausgaben bewusst ist.

Für einen besseren Zusammenhalt zwischen Finanzregeln und anderen Abteilungen ist es wichtig zu bedenken, dass die Finanzabteilungen zwar besser mit Regeln und Vorschriften arbeiten, die Mitarbeiter in anderen Teams jedoch Komfort und Einfachheit benötigen.

Daher ist es für Sie als Manager wichtig, die Ausgabenprozesse Ihres Unternehmens neu zu definieren, um sicherzustellen, dass sie einfach sind, und sie selbstverständlich richtlinienkonform zu halten.

Tools für das Betriebsausgabenmanagementwie Haslle sind ein großartiges Beispiel.

Wenn ein Teammitglied ein Budget verwenden muss, loggt es sich einfach über die mobile App oder über die Web-App bei der Plattform ein und befolgt die Schritte.

Als Manager,Sie können die Richtlinien, Budgetgrenzen und Genehmigungsprozesse in das System integrieren, sodass Ihre Mitarbeiter nicht einmal geschult werden müssen, um die Regeln zu kennen.

Bauen Sie Genehmigungen des Managements in Ausgabenverwaltungstools ein

Das beste Beispiel für Genehmigungen durch das Management sind die Unternehmensausgaben. Sie haben Mitarbeiter, die im Namen des Unternehmens oder manchmal für arbeitsbezogene Ausgaben für sich selbst ausgeben – entweder online, mit einer Kreditkarte oder im Außendienst. In jedem Szenario sollten sie die Genehmigung eines Managers einholen, bevor ein Dollar ausgegeben wird.

Aber die Finanzteams innerhalb eines bestimmten Unternehmens haben sehr wenig Kontrolle darüber.

Klassische Ausgabenmethoden wie das Kaufen mit Kreditkarten und Spesenabrechnungen sind nicht auf Kontrolle oder Einfachheit ausgelegt. Sobald ein Spender die Karte in den Händen hält, verlassen Sie sich auf Ehrlichkeit und eine starke Unternehmenskultur, um die Ausgaben in Schach zu halten. Das gleiche gilt für die Ausgaben – Sie müssen hoffen, dass sie den Regeln entsprechen, aber das wissen Sie erst, wenn die Forderungen am Ende des Monats eingehen.

Aus diesem Grund werden Kostenmanagement-Tools empfohlen. Vor allem Ausgabenmethoden – die Genehmigungen eingebaut haben. Sogar mit einer Karte in der Hand (die Sie ihnen zuweisen) können Sie tatsächlich Gelder von Mitarbeitern einbehalten, bis ihr Vorgesetzter grünes Licht gegeben hat, oder noch einfacher, Budgets begrenzen, also Sie können nicht einmal auf die Mittel zugreifen, bevor eine Genehmigung zur Budgeterhöhung erteilt wurde. So behalten die Manager die Kontrolle über ihre Budgets und die Finanzen die Kontrolle über die Gesamtausgaben.

Und das muss nicht auf Kosten der Mitarbeiterfreiheit gehen.

2. Reduzieren Sie die Reibung

Je strenger Ihre Kontrolle über die Unternehmensausgaben ist, desto mehr Möglichkeiten müssen andere Teammitglieder durchlaufen, um tatsächlich Geld auszugeben.

Das offensichtlichste Beispiel dafür ist die Art und Weise, wie einige Unternehmen die Firmenkreditkarte schützen. Wenn ein Teammitglied online bezahlen muss – zum Beispiel ein neues Software-Abonnement – muss es persönlich das Finanzteam oder sogar den CEO aufsuchen, um die Karte zu erhalten. Auf diese Weise kann der Karteninhaber alle Fragen stellen und beliebige Formulare vom Mitarbeiter ausfüllen lassen, bevor ein Kauf mit der Unternehmenskarte getätigt wird.

Diese ganze Bürokratie verlangsamt das Unternehmen und verringert die Zeiteffizienz.

Ehrlich gesagt wollen Mitarbeiter Freiheit und Vertrauen. Sie leisten ihre effizienteste Arbeit, wenn sie sich frei fühlen, Entscheidungen zu treffen. Aber gleichzeitig können Sie nicht jedem freien Zugang zum Firmenkonto und zu den Kreditkarten geben, es bedarf noch eines Genehmigungsverfahrens, das für Ihr Unternehmen funktioniert und die entsprechenden Käufe sicherstellt.

Um die Produktivität in Teams zu steigern, benötigen Sie eine Möglichkeit, Mitarbeiter schnell bewegen und Entscheidungen treffen zu lassen, aber mit die Möglichkeit, Limits festzulegen und unerwünschte Transaktionen zu stoppen.

Geben Sie den Teammitgliedern praktischen Zugriff auf diese Systeme, jedoch mit Einschränkungen, um die Finanzen unter Kontrolle zu halten.

3. Überwachen Sie die Ausgaben in Echtzeit

Transparenz und Daten sind für Finanzteams so wichtig. Wenn Ihr Hauptziel darin besteht, die Kontrolle über die Unternehmensfinanzen zu behalten, wie können Sie dies tun, wenn Sie die Ausgaben nur am Ende des Monats oder Quartals sehen?

Für Ihren Finanzmanager ist es wichtig, zu jedem Zeitpunkt zu wissen, wie viel Budget noch übrig ist und wie viel ausgegeben wird.

Weiß Ihr Finanzmanager bis auf die Minute genau, wie viel Geld Sie diesen Monat ausgegeben haben?

Die Antwort ist normalerweise ?Nein.? Oder bestenfalls "vielleicht eine grobe Schätzung". Und in vielen Fällen, wenn Sie wissen, was die Geschäftsteams ausgegeben haben,Es ist zu spät, etwas dagegen zu tun. Hier kommt noch einmal die Zeiteffizienz ins Spiel.

Wenn Sie bessere Echtzeitdaten erhalten, können Sie ein modernes Finanzteam aufbauen, das jederzeit über jeden Ab- oder Zufluss von Geld verfügt.

Wie wir gesehen haben, sind traditionelle Ausgaben ein Problem, da Sie nicht wissen, was ausgegeben wurde, bis Ansprüche eingereicht werden. Kreditkarten sind ähnlich, insbesondere wenn Sie wiederkehrende Zahlungen haben –Sie haben sich möglicherweise zu Transaktionen verpflichtet, die noch nicht verarbeitet wurden, und habe keine Ahnung.

Finanzteams benötigen Daten zu allen Betriebsausgaben, die gleichzeitig an einem Ort verfügbar sind. Dies erfordert in der Realität Zahlungsmethoden, die mit einer zentralen Plattform oder einem System verbunden sind. Auf diese Weise können Sie die Ausgaben von überall aus sehen, mit Echtzeit-Datenanalyse, die Ihnen mehrere verschiedene Ausgabenmanagement-Apps bieten können.

4. Sparen Sie Zeit und erhöhen Sie die Genauigkeit

Um sicherzustellen, dass Sie das Datum einmal richtig eingeben, ohne den Prozess zu wiederholen und zu überprüfen, würde dies Ihrem Mitarbeiter und Ihnen viel Zeit und Energie sparen.

Und im Laufe der Zeit,Datenqualität allgemein verbessert sich erheblich.

Was Sie brauchen, ist Automatisierung. Und insbesondere die Automatisierung einiger spezifischer langwieriger Ausgabenprozesse:

Kostenabrechnungen

Wenn Sie Spesenabrechnungen verwenden möchten, ist es am besten, den damit verbundenen Verwaltungs- und Bürokratieaufwand zu minimieren. Anstatt die Mitarbeiter ein Excel-Blatt ausfüllen zu lassen (oder ein Formular auszutasten), senden Sie es zur Genehmigung an ihren Vorgesetzten und leiten es dann an die Finanzabteilung weiter (die dann alle Details manuell eingeben muss).Wäre es nicht viel zeitsparender, wenn sie das alles digital einreichen?

Moderne Spesenverwaltungstools wie Haslle ermöglichen es dem Benutzer, seine Forderungen direkt in das System einzugeben. Dazu gehören der Grund für die Ausgaben, der Manager, der sie genehmigt hat, und sogar die Quittung selbst.

Alles, was die Finanzabteilung tun muss, ist, diese Daten in ihre Buchhaltungstools zu exportieren. Überhaupt keine Dateneingabe.

Abschluss zum Monatsende

Das Ende des Monats ist eine bekanntermaßen schwierige Zeit für Finanzteams.

Sie müssen Daten aus den unterschiedlichsten Systemen und Abteilungen entnehmen, abgleichen und durch Bilanzierung für die Richtigkeit Ihrer Bücher sorgen.

Jeden Monat.

Der große Ärger hier besteht darin, all diese verschiedenen Datenquellen zu haben. Sie haben auch wichtige Dokumente wie Steuerbelege, die digitalisiert und dann mit Zahlungen in Ihrem Hauptbuch abgeglichen werden müssen.

Hier ist Automatisierung so wertvoll. Erstens, wenn die Ausgabendaten von Anfang an digitalisiert werden,Es gibt keine manuelle Eingabe für Finanzteams. Dies spart viel Zeit und Mühe und trägt dazu bei, die Effizienz und Produktivität Ihrer Finanzteams zu steigern.

Automatisierung = Genauigkeit

Wenn Sie jede Spesenabrechnung selbst manuell in Excel oder Ihre Buchhaltungstools eingeben, können Sie sicher sein, dass die Daten korrekt sind.

Tatsächlich ist menschliches Versagen eines der größten Probleme im Buchhaltungsalltag. Menschen machen im Laufe der Zeit Fehler, aber Software und Maschinen führen jedes Mal die gleichen Aufgaben auf die gleiche Weise aus. Dadurch können sich Finanzteams von der mühsamen manuellen Dateneingabe auf wichtigere Überprüfungs- und Validierungsrollen konzentrieren.

Die Automatisierung liefert Ihnen genauere Daten und gibt Ihnen die Zeit, die Sie für wichtigere Aufgaben benötigen.

5. Homogene Systeme

Dies ist eher ein Grundsatz als ein übergeordnetes Ziel.

Beachten Sie bei der Planung Ihrer Prozesse für 2020 Folgendes:

ObjedenUnternehmensprozess funktioniert anders,allemuss lernenjedenProzess.

Es ist ganz einfach, wenn Prozesse Menschen verwirren, werden die Menschen ihnen nicht folgen.

Versuchen Sie stattdessen, Systeme einzurichten, die für unterschiedliche Ergebnisse gleich funktionieren.

Im Wesentlichen,Jeder macht am Ende einfach die Dinge, die für ihn Sinn machen.

Deshalb empfehlen wir dir zu laufenalleBetriebskosten über eine Spend-Management-Plattform wie Haslle. Mitarbeiter benötigen nur einen Vorgang, um mit Spesenkarten zu bezahlen, Spesenabrechnungen zu stellen, Budgeterhöhungen zu beantragen oder Rechnungen einzureichen.

Das bedeutet weniger Onboarding und Training für neue Systeme und insgesamt weniger Fehler.

Dieser Ansatz ist auch weitaus skalierbarer. Wenn Sie neue globale Einheiten eröffnen und immer mehr Teammitglieder begrüßen, müssen sie alle denselben Ausgabenprozess befolgen. Sie müssen sich nur einloggen.

Wir hoffen, dass Sie von diesem Artikel über die Definition von Zielen für ein produktives Team im Jahr 2020 profitiert haben.

*Einfache, klare Ziele für Ihr Finanzteam*

Nun, da Sie die Ziele für Ihr Unternehmen überdenken, sollten Sie:

  • Automatisieren Sie langwierige, sich wiederholende Prozesse
  • Bauen Sie Richtlinien in Systeme ein, damit Mitarbeiter sie organisch befolgen können
  • Geben Sie anderen Teams die Freiheit, ihre beste Arbeit zu leisten
  • Entfernen Sie sich von der Polizei und werden Sie ein besserer Geschäftspartner

Diese Veränderungen werden nicht über Nacht passieren, aberEs ist wichtig, Leitziele festzulegen.

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