Heutzutage gibt es zwei Arten von Unternehmen. Diejenigen, die ein Spesenmanagement-Tool verwenden, und diejenigen, die bei der altmodischen Lösung geblieben sind, mit dem Sammeln und Scannen von Rechnungen und dem Ausfüllen von Erstattungsanträgen in Papierform.

Wenn Sie jetzt denken, dass Sie bereits eine Software haben, die Ihr Problem löst, ist es immer besser, Ihre Spesenabrechnungsroutine zu überprüfen, da Sie möglicherweise auf ein besseres Tool aktualisieren müssen, das alle Ihre Probleme löst und nicht nur einige davon.

Im Folgenden stelle ich die Schritte vor, die die meisten Unternehmen bei der Spesenabrechnung befolgen und wenn Ihr Unternehmen das gleiche oder ein ähnliches Verfahren durchführt, werde ich Ihnen sagen, warum Sie es überdenken sollten undWie könnten Sie viel Zeit und sogar Geld sparen, wenn Sie diesen Prozess ändern.

1. Sammeln, prüfen, nicht vergessen.

Zuallererst müssen alle Mitarbeiter Quittungen und Rechnungen für jede kleine Aktivität oder jeden Artikel, den sie benötigen, horten.Wenn wir darüber nachdenken, wie viele Papiere auf einer einwöchigen Geschäftsreise abgeholt werden müssen, werden Sie schockiert sein oder sind es bereits.Abgesehen von Flugtickets oder Taxirechnungen und Übernachtungskosten müssen sie den ganzen Kaffee, das Sandwich und jede Menge unerwartete Quittungen einsammeln. Und diese nicht nur sammeln, sondern ständig überprüfen, ob alles in Ordnung ist, um alle Probleme zu vermeiden, die später bei der Beantragung der Rückerstattung auftreten können. Darüber hinaus muss ich erwähnen, dass sie auch nach ihrer Reise all diese Papiere behalten müssen, um sich zu beweisen, um ihr eigenes Geld zurückzubekommen. Wenn sie eines der winzigen Stücke verlieren, kann das Hunderte von Euro kosten .

2. Formular ausfüllen

Wenn es dem Mitarbeiter gelungen ist, alle oben genannten Schritte auszuführen und jede einzelne Rechnung zu erhalten, ist es an der Zeit, ein Spesenabrechnungsformular auszufüllen. Dies kann auf physischem Papier erfolgen, wie bei den meisten Unternehmen, als Excel- oder Word-Formular (das anschließend gedruckt wird) oder in einer bestimmten Software, mit der Sie ein Formular ausfüllen und alle Ihre Belege scannen und hochladen können. Ja, selbst einige dieser Tools ersparen Ihnen nicht den Papierkram und das Ausfüllen der Berichte.

3. Überprüfung

Das kann bei den Unternehmen, die für den nächsten Schritt verantwortlich sind, anders sein. Die gängigste Methode ist, dass zuerst ein Teamleiter die Dokumente prüft und unterschreibt, dann das Finanzteam erneut prüft, dann die Unterschrift der Geschäftsführung benötigt wird, sich dann wieder das Finanzteam um die Rückerstattung kümmert und die Berichte zur Ablage speichert und für die Revision. Wie auch immer, es ist sicher, dass diese Berichte mehrere Personen durchlaufen und eine Menge Genehmigungen und Unterschriften benötigen, bevor die Rückerstattung überhaupt beginnen kann. Auch wenn Sie über eine Software verfügen, die Ihnen hilft, Papierkram zu vermeiden, müssen die gescannten Dokumente dennoch alle Validierungsprozesse durchlaufen.

4. Fehler – fehlende Dokumente

Nach meinen ersten drei Punkten würde man meinen, dass es gar nicht so schlimm ist, warum sollte man Zeit damit verschwenden, das zu ändern, wenn es schon funktioniert. Nun, weil Sie sicher wissen, dass es nie so einfach ist. Im ersten Durchlauf wurden nur sehr wenige Fälle akzeptiert. Am häufigsten finden die Verantwortlichen während des Überprüfungsprozesses Tippfehler, fehlende Dokumente oder falsche Berechnungen. In diesem Fall muss das gesamte Verfahren wiederholt werden und vielleicht nicht einmal nur einmal, bevor der Anspruch geltend gemacht werden kann.

5. Seien Sie bereit für die Prüfung

Jedermanns Lieblingsthema ist Audit. Nun, egal, ob Sie es mögen oder nicht, es ist obligatorisch und Sie müssen gute Leistungen erbringen. Sie müssen alle Ihre Papiere bereithalten, um jede Bewegung Ihres Unternehmens zu belegen, einschließlich der Spesenabrechnungen. Ja, alle Belege und Rechnungen, die Ihre Mitarbeiter im Laufe eines Jahres gesammelt haben, müssen in gut vorzeigbarer Form vorliegen.

Bei einer Bewerbung können Sie jetzt vielleicht durchatmen, da alle elektronisch gespeichert werden und Sie nur alle PDFs vorlegen müssen, was immer noch nicht die beste Lösung ist, aber besser als alle abgelegten Papiere.

Wenn Sie immer noch der Meinung sind, dass dies der beste Weg für die Erstattungsanträge ist, dannIch werde Ihnen sagen, warum Sie diese Methode vereinfachen müssen.

1. Fehler

Wie ich bereits erwähnt habe, enthalten viele Spesenabrechnungen Fehler. Mit einem guten Spesenmanagement-Tool ist es fast unmöglich, einen Fehler zu machen, wenn Sie Ihre Rückerstattung beantragen, ich werde Ihnen bald erklären, wie das möglich ist.

2. Zeitaufwendig

Alle am Genehmigungsverfahren der Berichte beteiligten Personen verschwenden wertvolle Zeit. Wenn Sie darüber nachdenken, wie viele wichtigere Aufgaben ein Manager erledigen könnte, anstatt eine Taxirechnung zu genehmigen. Oder ein Mitglied des Finanzteams könnte an einem wichtigen Liquiditätsbericht arbeiten, anstatt nach einer kleinen Quittung zu suchen, um zu überprüfen, ob die paar Euro, die für ein Croissant angefordert werden, korrekt sind. Sie denken jetzt vielleicht, es sind nur ein paar Minuten. Aber addieren Sie all diese Protokolle aller beteiligten Personen und koppeln Sie sie mit allen Mitarbeitern, die einige Ausgaben geltend machen können. Sie können am Ende leicht fast eine Stunde bekommen, die Sie für viel wichtigere Projekte verwenden könnten.

3. Geld verschwenden

Ich schätze, Sie verstehen nicht, wie Ihnen Spesenabrechnungen neben der Zahlung der Erstattungen zusätzliche Kosten verursachen können. Ich werde keine kleinen Beträge wie den Papierkauf oder das Ausgeben von Geld für eine Software erwähnen, die Ihnen eine Halblösung bietet. Ich möchte den Zusammenhang zwischen der aufgewendeten Zeit und dem Gehalt hervorheben. Ich gehe davon aus, dass die meisten Mitarbeiter auf Stundenbasis bezahlt werden. Wenn Sie also alle oben genannten Minuten für alle Teammitglieder zusammenzählen, können Sie sehen, dass die Genehmigung einer Spesenabrechnung Hunderte von Euro kosten kann, da die Mitarbeiter Zeit verlieren. Zeit ist kostbar, und Sie bezahlen für etwas, das leicht vermieden, vereinfacht oder automatisiert werden könnte, und das mit viel weniger menschlichem Aufwand.

4. Unbequeme Situationen

Der erste Schritt der Spesenabrechnung ist für die Mitarbeiter schon ziemlich unangenehm, aber das Schlimmste daran ist, dass Sie sie bitten, alles selbst zu bezahlen, und WENN sie Ihnen alle angeforderten Unterlagen zur Verfügung stellen können, können sie alle ihre Ausgaben zurückerhalten . Es ist, als würden sie für die Arbeit für Ihr Unternehmen bezahlen und wenn sie eine ermüdende und zeitaufwändige Prozedur durchlaufen, erhalten sie ihr Geld möglicherweise nach einem Monat zurück. Waren Sie jemals in einer Situation, in der Ihre Mitarbeiter diese Kosten nicht bezahlen konnten? Oder mussten ein Geschäftsessen absagen, weil sie sich nicht eingestehen wollten, dass sie es nicht bezahlen können? Wenn nicht, haben Sie Glück, aber es könnte leicht passieren und dies könnte zu einer peinlichen Situation führen, ganz zu schweigen von dem Fall, wenn Sie 1 Euro für einen Kaffee zurückfordern müssen, aber ja, viele kleine Kosten können auch zu großen Kosten werden .

5. Spesenbetrug

Das oben erwähnte Unbehagen kann zu einer unzufriedenen Denkweise führen, wenn ein Mitarbeiter denkt, dass sein Unternehmen ihn nicht respektiert oder ihn benutzt, so dass er eine "Entschädigung" verdient.

Dies können zum Beispiel Überstunden nach der Arbeit oder am Wochenende sein, die nicht notwendig sind, aber warum sollten sie die Arbeit tagsüber erledigen, wenn er sie zu einem anderen Zeitpunkt für mehr Geld tun könnte. Oder eine einfachere Möglichkeit, Rechnungen und Rechnungen zu fälschen und danach eine Rückerstattung zu verlangen. Sie können auch viel mehr Geld ausgeben, als auf einer Geschäftsreise benötigt wird, wie zum Beispiel die Minibar nutzen oder mit Freunden zu Mittag essen und ihre Kosten auch von Ihrem Unternehmen anfordern. So viele kreative Möglichkeiten, Ihnen Rechnungen zu stellen, und Sie zahlen viel mehr als nötig.

Wie Sie jetzt sehen können, ist dies eine langsame, unbequeme und teure Methode.Ich kann mit Sicherheit sagen, dass dieses Verfahren niemandem gefällt.

Glücklicherweise gibt es viel bessere Möglichkeiten für Ihr Unternehmen, die Ausgaben zu verwalten, ohne die stressigen Ebenen des Prozesses zu durchlaufen. Mit einem Tool wieHaslle, jeder Schritt kann vereinfacht werden.

Wie?

Mit folgenden Funktionen:

  • Virtuelle und vorgeladene Kreditkarten:Erlauben Sie den Mitarbeitern, vorab genehmigte Gelder auszugeben, damit können Sie die Ausgaben leicht verfolgen und sicher sein, dass das Geld richtig verwendet wird.
  • Kein Potenzial für Spesenbetrug: Haslle bietet Ihnen jederzeit einen klaren Überblick über alle Unternehmensausgaben, nicht nur pro Abteilung, sondern für jeden Einzelnen. Mit dieser Funktion ist Spesenbetrug nahezu ausgeschlossen.
  • Echtzeit-Validierung – Zeitaufwand reduzieren: Haslle ermöglicht Ihrem Team, eine Validierung in Echtzeit vom Management anzufordern, was schnelle und einfache Transaktionen bedeutet. Dies hilft, unerwartete Kosten am Monatsende zu vermeiden.
  • Automatisierte Prozesse: Wenn Sie regelmäßige Ausgaben haben, die nicht jedes Mal genehmigt werden müssen (wie zSaaS-Abonnementmonatlicher Preis), dann können Sie die Genehmigung dieser Ausgaben ganz einfach automatisieren, um Zeitverlust zu vermeiden.
  • Auditbericht einfach: Sie können sich jederzeit einfach und schnell auf ein Audit vorbereiten, da alle benötigten Informationen mit wenigen Klicks oder Berührungen bei Haslle bereitgestellt werden.
  • Integration der Buchhaltungssoftware:Wahrscheinlich haben Sie ein Buchhaltungssystem, das sich leicht in Haslle integrieren lässt, um auch alle finanziellen Abläufe der Unternehmensausgaben zu vereinfachen.

Das sind nureinige der Lösungen, die Haslle Ihnen bieten kannSpesenabrechnungsverfahren einfacher und schneller zu machen. Kein Ausfüllen von Papierformularen mehr, kein Spesenbetrug mehr, alles wird einfach und transparent sein, wenn Sie sich entscheidendie richtige Software.Du kannst Haslle jetzt komplett kostenlos testen, indem du auf klicksthier.

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