Damit die Spesenpolitik Ihres Unternehmens genau und effizient funktioniert, benötigen Sie eine vollständige Definition. Dies kann jede Art von Unternehmensausgaben umfassen, die Ihren Mitarbeitern möglicherweise entstehen, um festzustellen, ob bestimmte Zahlungen tatsächlich geleistet werden aregültig für Erstattungen.

In diesem Blog konzentrieren wir uns aufwelche Ausgaben von Ihrem Unternehmen getragen werden sollten und welche nicht.

Lassen Sie uns also zunächst definieren, welche Ausgaben tatsächlich erstattungsfähig sind. Ein Geschäftsaufwand sollte als Aufwand in Bezug auf entweder aDienstleistungen, die Ihr Mitarbeiter dem Unternehmen erbringt, oder Ausgaben, die Ihr Mitarbeiter machen muss, um seine Arbeit zu erledigen.

Die genaue gesetzliche Definition unterscheidet sich von Land zu Land, aber auch von Unternehmen zu Unternehmen. Es liegt an Ihnen zu entscheiden, ob Sie Kostenerstattungen für Telefon-Internet-Tarife oder Mahlzeiten während einer Geschäftsreise akzeptieren.

Ein weiterer wichtiger Faktor, der berücksichtigt werden muss, ist, wie ein Mitarbeiter die getätigten Ausgaben nachweist. Es ist wichtig, einen zu habengültiger Nachweis, sei es eine Quittung oder eine Rechnung.

Die Quittung oder Rechnung sollte das Datum und die Uhrzeit des Kaufs, die Adresse, den Gesamtbetrag und die auf den Gesamtbetrag anfallenden Steuern enthalten. Eine definierte Kaufbeschreibung ist auch wichtig, um sicherzustellen, dass es sich tatsächlich um eine Geschäftsausgabe handelt.

Sie können Ihrem Mitarbeiter beispielsweise einen Hotelaufenthalt während einer Geschäftsreise im Ausland bezahlen. Sie sind jedoch nicht verantwortlich, wenn sie sich für die Nutzung der Spa-Einrichtungen oder Massageanwendungen entscheiden.

Um ein ordnungsgemäßes Verfahren in Bezug auf die Kostenerstattung zu ermöglichen, sollte Ihr Unternehmen über Folgendes verfügen:Abteilung und eine zugewiesene Person persondafür, sowie aZeitrahmenein Arbeitnehmer kann ihre Erstattung verlangen.

Lassen Sie uns direkt in die Kategorien eintauchen, in die Ihr Unternehmen bei der Kostenerstattung eingreift.

1) Reisekosten

Möglicherweise, aber nicht definitiv, einer vongrößte Erstattung sind die Reisekosten der Mitarbeiter. Als wesentlicher Bestandteil des Geschäfts für jedes Unternehmen sollten Mitarbeiter darauf vertrauen können, dass ihnen alle Kosten erstattet werden, die sie sonst nicht bezahlen müssten.

Von der Beschaffung von Visa oder Impfstoffen je nach Zielort, über die Fahrt zum Flughafen, Flugticketkosten selbst, eventuelle Einkäufe von Speisen oder Getränken während der Reise, Hotelübernachtungen und vieles mehr je nach Reisedauer und Zielort.

Deutlich,Jedes Unternehmen ist anders und je nach Rolle des Mitarbeiters ändern sich die Reisekostenregelungen. Sie können beispielsweise nicht erwarten, dass ein Manager mit öffentlichen Verkehrsmitteln zum Flughafen fährt oder bei einem Airbnb übernachtet. Die Regeln können jedoch abweichen, wenn Sie einen Junior-Mitarbeiter entsenden.

2) Transport

Ob Ihr Mitarbeiter eine Erstattung der Transportkosten benötigtwährend einer berufsbedingten Reiseoderkomme jeden tag ins büro, muss Ihr Unternehmen über eine vollständige Richtlinie verfügen, wie diese Ausgaben akzeptiert werden.

Zum Beispiel sollte eine tägliche Taxifahrt zum Büro kein Unternehmen sein, aber vielleicht sollten ein Parkplatz, ein Fahrrad zur Arbeit oder Dauerkarten für öffentliche Verkehrsmittel von jedem Unternehmen in Betracht gezogen werden, um eine gesunde Beziehung zu den Mitarbeitern zu gewährleisten .

Darüber hinaus, während ein Mitarbeiter employeeim Ausland auf Arbeitsreise, je nach Land, in dem sie sich befinden, dieReisekosten sollten abweichen.

In Europa ist beispielsweise der öffentliche Nahverkehr mehr als ausreichend, aber in anderen Ländern wie den Emiraten oder anderen asiatischen Ländern sollte man von der Nutzung von Taxis für kurze Fahrten oder Mietwagen für längere Fahrten ausgehen.

3) Mahlzeiten

Zu den häufig anfallenden Kosten können Mahlzeiten auch eine knifflige Angelegenheit sein.

Natürlich sollte ein Mitarbeiter seinErstattung der Mahlzeiten während einer Geschäftsreiseoder eine Geschäftskonferenz. Ob Ihr Unternehmen nun eine Reiseroute für sie erstellt oder der Mitarbeiter selbst über das Restaurant entscheidet, es muss eine Obergrenze geben.

Knifflig wird es, wenn sich ein Mitarbeiter für einen Geschäftspartner, Kunden oder Interessenten entscheidet takeGeschäftspartner zum Essen. Die Obergrenze für diese Kosten muss viel höher sein, da Ihr Mitarbeiter vielleicht gerne in ein lokales Restaurant für ein mittelpreisiges Essen geht, aber ein Geschäftspartner wird dies nicht zu schätzen wissen.

4) Unterhaltung

Ähnlich wie bei der Erstattung von Essenskosten kann die Unterhaltung gleich sein.

Ihr Unternehmen kann Dienstag anbietenschöne Stunden nach der Arbeitein freundlicheres Arbeitsumfeld zu entwickeln und Mitarbeiter beim gegenseitigen Kennenlernen zu unterstützen. Auch dieser Aufwand sollte natürlich vom Unternehmen erstattet werden, und hier hat das Unternehmen das größte Mitspracherecht. Als Unternehmen können Sie das Menü und den Ort auswählen, an dem diese Hangouts stattfinden.

Ein anderes Beispiel wäre, wenn IhrMitarbeiter möchte einen Geschäftspartner oder Kunden auf einen Drink in eine Lounge oder auf ein Konzert mitnehmen, um ihn zu gewinnen. Wenn der Nachweis erbracht wird, dass der Kunde tatsächlich anwesend ist, sollte das Unternehmen nicht zögern, dem Mitarbeiter diese Kosten zu erstatten.

5) Bürokosten

Bürokosten können alles sein, vom Abonnement einer Tageszeitung, die im Büro griffbereit ist, bis hin zu neuen Desktop-Computern, Tastaturen und Mäusen, falls die Tools eines Mitarbeiters nicht mehr funktionieren. Eine weitere Büroausgabe ist das Abonnement von Computertools, die von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich sein können. Zum Beispiel sind Microsoft Office- oder Google-Tools weit verbreitet, Adobe-, Finanz-, Rechts-, Buchhaltungs- und Regulierungsplattformen können ebenfalls erforderlich sein, um den Zugang für Mitarbeiter und den Vorstand zu vereinfachen und zu erleichtern.

Die richtige Beleuchtung, Stühle und Schreibtische sind ebenfalls Ausgaben, die ein Unternehmen aufwenden sollte, um seinen Mitarbeitern ein besseres Arbeitsumfeld zu bieten.

Wir hoffen, dass Sie von diesem Artikel zur Definition von Spesenerstattungen für Ihre Mitarbeiter profitiert haben.

Jedes Unternehmen hat eine einzigartige Ausgabendefinition. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie Geschäftsausgaben für Ihr Unternehmen definieren und welche Ausgaben Sie erstattet bekommen und welche nicht.

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