Geschäftsreisen können sich mühsam anfühlen, wenn Ihre Mitarbeiter vor und nach viel Papierkram ausfüllen müssen. Es sollte sich jedoch nicht so anfühlen, da es den Mitarbeitern helfen soll, sich motiviert und inspiriert zu fühlen und produktiv zu arbeiten, anstatt sich um ihr Budget und die Regeln zu kümmern, die sie möglicherweise vollständig kennen.

Hier werden wir aufzeigen, wie Sie diesen Prozess vereinfachen und wie Sie die Begeisterung zurückgeben und Ihre Mitarbeiter ermutigen können, diese Geschäftsreisen zu unternehmen, um ein besseres Arbeitsumfeld zu schaffen.

1) Regeln und Vorschriften

Solange Sie über ein vereinfachtes Regelwerk für die von Mitarbeitern zu befolgenden Verfahren verfügen, verringern Sie den Stress und die Unsicherheit, wenn Sie Geschäftsreisen unternehmen, um Ihrem Unternehmen zu helfen.

Das von Ihnen festgelegte Regelwerk sollte viele Dinge beinhalten, angefangen bei dem Mindest- und Höchstbetrag, den das Unternehmen ihm für seine Ausgaben erstatten kann, wie z. B. Transport, Unterkunft und tägliche Ausgaben, die Anzahl der Stunden pro Tag, die Sie für Ihre Arbeit benötigen, die Quittungen, die richtige Kleidung, die sie tragen müssen, um an Treffen im Ausland teilzunehmen, einen Bericht über den Verlauf der Geschäftsreise und warum ihrer Meinung nach die Reise für das Unternehmen von Vorteil war.

2) Transport

Ob Ihre Mitarbeiter je nach Entfernung zum Ziel einen Flug, einen Zug oder ein Auto buchen müssen, die Zeit, die jeder Mitarbeiter benötigt, um die Hunderte von Online-Websites und Plattformen zu überprüfen, die endlose Tickets anbieten, kann damit verschwendet werden .

Daher ist es wichtig, dass Sie einige vertrauenswürdige Plattformen definieren, um die Verfahren zu vereinfachen und die Flüge und ihre detaillierten Informationen besser verfolgen zu können.

Je nachdem, wo Sie sich befinden, gehören zu den vertrauenswürdigen Plattformen:

Himmelsscanner
Bravo-Fliege
Google-Flüge
Zuglinie
Omio

3) Unterkunft

Der Unterkunft ist noch schwerer zu vertrauen als dem Transport. Insbesondere dann, wenn Ihr Mitarbeiter in ein anderes Land oder einen anderen Kontinent reist. Von versteckten Steuervorschriften bis hin zu betrügerischer Online-Werbung kann es definitiv höllisch sein.

Sie können Ihren Mitarbeitern auf jeden Fall Optionen anbieten und ihnen das Leben erleichtern. Im Folgenden sind einige Optionen für Unterkünfte auf der ganzen Welt aufgeführt:

Booking.com
Trip Advisor
Expedia
Airbnb

4) Tagegeld / Spesenerstattung

Ein weiterer Aufwand für Ihr Unternehmen sind die Ausgaben, die Ihre Mitarbeiter durch den Aufenthalt in einer neuen Stadt oder einem neuen Land aufbringen müssen. Sie können dies auf zwei verschiedene Arten tun:

a) Um einen bestimmten Geldbetrag pro Tag zu definieren (z. B. 50 ?)
b) Ihnen Kosten wie Mahlzeiten und Transport zu erstatten

Indem Sie ihnen die Kosten erstatten, müssen Sie auf jeden Fall die Bandbreite definieren, die Sie bezahlen.

Zum Beispiel sollten sie nach Verfügbarkeit öffentliche Verkehrsmittel nutzen, anstatt Taxis zu nehmen, oder es sollte ein bestimmtes Angebot an Restaurants für ihre Mahlzeiten festgelegt werden. Als Unternehmen sollten Sie ihnen jedoch auf jeden Fall erlauben, sich zu amüsieren und sie nicht zu einschränken viel. Anstatt beispielsweise die Art des Transports zu definieren, sollten Sie festlegen, wie oft Sie ihnen am Tag die Taxifahrt erstatten oder wie viel Sie für ihre Mahlzeiten erstatten können.

5) Zahlungsmittel / Quittungen

Abgesehen von den oben erwähnten größeren Ausgaben ist es auch wichtig, die Zahlungsmittel zu definieren.

Ob Sie ihnen Firmenkreditkarten zur Verfügung stellen können, um ihre Ausgaben besser zu überwachen, oder sie bitten, Ihnen die Quittungen über die Barzahlungen oder ihre Kontoauszüge und die Quittungen über die Zahlungen mit ihren persönlichen Kredit-/Debitkarten vorzulegen.

6) HASLLE: Tool zur Verwaltung ihrer Ausgaben

Stellen Sie Ihren Mitarbeitern ein Tool zur Verfügung wie halles ermöglicht ihnen:

– Echtzeitzugriff darauf, wie viel Budget Sie ihnen zur Verfügung stellen,
– wie viel Budget sie für jede Kategorie während ihrer Reisen haben,
– Vereinfachte Budgetgenehmigungsverfahren, wenn eine Budgeterhöhung unmittelbar erforderlich ist
– Ein nahtloses Reisekostenmanagement-Erlebnis

Haslle ist nicht nur ein Tool zur Vereinfachung der Ausgaben für Ihre Mitarbeiter, sondern auch eine Möglichkeit für Unternehmen, die Ausgaben eines Mitarbeiters zu verfolgen und sein Budget und seine Ausgaben in Echtzeit zu analysieren.

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